¿ Saben las empresas llevar a cabo un plan de acogida ?

Imaginemos una escena

Aitana Echegaray es invitada a una comida que tendrá lugar en la casa de un compañero de trabajo .

Al llegar a la entrada de esta casa le abre la puerta una persona desconocida . Aitana se presenta muy educadamente:

– Hola , soy Aitana Echegaray . Nagoré me ha dicho que este mediodía había una comida y que me acercase por aquí .

– Entra , entra le dice el extraño que le abre la puerta y se aleja por el pasillo .

Aitana espera unos minutos pero nadie viene a buscarla ni hace amago de preocuparse por ella , por eso decide adentrarse por el pasillo . Se encuentra en una habitación dos personas que están viendo absortas un programa de televisión . Decide no causarles molestias y continúa su camino.

Al fondo se encuentra con cuatro personas que charlan animosamente mitad en castellano mitad en alemán y mantienen un animoso debate.

Aitana les saluda pero ve con cierta resignación que siguen charlando animosamente y enfrascados en lo que ellos estaban conversando

Aitana un poco enfadada decide salir de ese ambiente dónde se encuentra un poco incómoda y pensar que ya llegará la anfitriona .

Nadie se ha preocupado de acoger a Aitana a su llegada a la comida . Se encuentra con un lugar desconocido , nadie le presente a los otros invitados , no le informan dónde está el anfitrión de la velada y a qué hora llegará .

Se trata de una escena poco habitual pero cualquiera podría ponerse en lugar de Aitana y ver el desconcierto, un cierto grado de incomodidad y enfado que describen sus sentimientos.

Cuando un trabajador llega a una empresa se ve sometido a un nuevo entorno que le será desconocido , desconoce la «geografía del lugar del trabajo , las personas que por el discurren , las normas con las que actúan , una descripción concreta de su puesto de trabajo , incluso el horario al que se verá sometido .

Los planes de acogida pretender evitar en los trabajadores que se incorporan a las empresas que se sientan como Aitana al llegar a la cena descrita y que por tanto esa incorporación sea lo más sistemática y cabal posible.

No podemos olvidar que la primera impresión que recibimos es muy importante y a través de ella marcamos la valoración de la persona y de la organización .

Al mismo tiempo incorporarnos a una empresa es incorporarnos a una cultura , a un grupo y sobre todo a una comunidad con unos objetivos fijados. Integrar a un recién llegado es enormemente importante tanto para la buena marcha de la organización como de los integrantes de ésta porque al nuevo debemos hacerle partícipe de este grupo .

Un ejemplo muy claro que tenemos de un plan de acogida que hace hincapié en el sentimiento de pertenencia es el fichaje de un futbolista . Si observamos la escena típica es el presidente del club x mostrando al futbolista con su camiseta posando con una gran alegría y satisfecho vemos en la similitud el liderazgo en el presidente el símbolo de pertenencia al grupo en portar esa camiseta .

Por ello ante todo este análisis podemos dar una definición de plan de acogida como la integración de un nuevo colaborador en el seno de la organización .

Pero esta integración tendría varios objetivos.

Un sentimiento para el nuevo trabajador de satisfacción porque se cuenta con él .
Integrar al nuevo miembro en todo el ámbito organizacional de procedimientos administrativos y organizacionales.
Un conocimiento de los valores , misión de la organización
Una facilitación de conocimiento para el buen desarrollo de su tarea profesional
Que conozcan su responsabilidad , sus funciones , sus responsabilidades , objetivos de trabajo . Que se le informe sobre conceptos de seguridad y salud , estructura organizativa .
Una somera información de la cultura y la ética empresarial

Esta relación quizás parezca ambiciosa pero un nuevo trabajador las necesita para lograr eficacia en decisiones que deberá tomar , afrontar el estrés inicial y incluso para una gran evitación de errores en momentos iniciales que pueden resultar graves.

Los planes de acogida tienen normalmente varias personas con distinta responsabilidad que se encargan de acoger y llevar a cabo la integración .

Podremos tener entre este tipo de personas un orientador que aclare temática de carácter laboral , a un » tutor » que se encargue de ser la figura de ayuda al recién incorporado en cuestiones menores como conseguir material de oficina , decirnos como funciona el teléfono etc…

Prefiero particularmente el análisis por ámbitos de acogida más que por funciones porque según el tamaño de la empresa éste variará ..

El ámbito jurídico laboral suele recaer en recursos humanos . Normalmente esta área es con la que el recién incorporado ha mantenido más contacto en el proceso de selección de personal , contratación y continuará de manera natural tanto desde el punto de vista de administración de personal ( nóminas , contratos …) hasta temas propios como carera profesional , fomacón . Incluiría en este ámbito el tema de prevención de riesgos laborales.

El ámbito operativo sería el desenvolvimiento de actividades cotidianas como hacer una fotocopia , rellenar un justificante de gastos es decir los conocimientos cotidianos . Podría recabar este acogimiento desde un compañero hasta un » tutor » dependiendo del tamaño de la empresa .

El ámbito funcional debemos hacerle conocer las políticas de actuación de nuestra organización . Estas cuestiones suelen recaer en el superior jerárquico o en alguien que hemos designado para esa actuación .

Pero un plan de acogida no solamente debe estar en la mente delas personas sino formalizarse a través de un documento en el que se determine las tareas que se llevarán a cabo.

Pero debiera elaborarse este plan de manera individualizada bastando con la asignación de responsables a esos trabajos de acogida .

Este material va desde videos hasta documentos haciendo referencia a la estrategia empresarial o dónde aparcar el coche .

Aunque el plan de acogida debería ser corto en el tiempo sería conveniente destacar algunos puntos que debieran llevarse a cabo de manera ordenada .

Antes de la incorporación cumplir con las obligaciones legales : alta en la seguridad social , contratos , prescripciones en materia de Seguridad y salud etc.
Debe establecerse el momento de la incorporación . Sobra decir que debería ser una acogida cálida , cordial y que le de todo el tiempo que se requiera posiblemente será el responsable de rrhh quién dé los detalles de esa contratación.
Al mismo tiempo una disposición de medios la ubicación física .
Dar explicaciones de cuestiones funcionales pues a partir de su objetivos dónde relaciona todas las informaciones necesarias . Sería idóneo que un superior hiciese esa tarea porque conllevaría como sé hacen las cosas , puntos de enfásis.
El superior debería tener dispuesto ya las tareas para evitar el «no tengo nada que hacer » , » no sé que hacer «
El tutor debería dedicar un tiempo necesario para ayudar a la nueva persona y echarle un capote en cuestiones operativas que vayan surgiendo .

A partir de ahí todo plan de acogida variará en mi opinión en el plan de actuación pero deberíamos durante la primera jornada presentar a aquellas personas que son relevantes dentro de la estructura jerárquica , entregar todo ese material necesario en relación con funciones ,normas dela empresa .

Hay empresas que optan por una comida de acogida o una nota en el boletín interno .

No quería olvidarme en este post dedicado al Plan de Acogida de las personas que se incorporan y son de nacionalidad extranjera porque tienen sus propias complicaciones .

La primera nota especifica es el idioma . Si el colaborador que se incorpora desconoce el idioma es claro que las personas que participen en ese acogimiento deben ser capaces de levar a cabo una comunicación clara en un idioma común a ambos .

Pero a veces este plan de acogida puede conllevar cuestiones cotidianas .

Alquilar una casa
Conseguir un colegio para los niños
Clases de idiomas .

Cuestiones como éstas normalmente vienen planeadas ya con un contacto previo entre el personal de rrhh y la persona que se incorpora . Pero adicionalmente pueden venir de una cultura muy diferente , lo que hace necesario que adicionalmente se le facilite información sobre la cultura , los valores y la costumbre del país.

Finalmente quiero terminar mi post con la pregunta de mi encabezado .

¿ Saben las empresas llevar a cabo un plan de acogida ?