¿Tienen que ser todas las personas buenas comunicadoras en una organización?

Los cambios en las organizaciones ya no se hacen de arriba hacia abajo, sino que la comunicación tiene que ir cambiando en la transformación que se vaya realizando. Se trata de vigilar en el corazón de la organización la comunicación, los responsables de la comunicación encargados del cambio tienen que ejercer un papel de habilitador.

La gestión del cambio tradicional pese a quién le pese no ha fallecido. Sin embargo la forma en que una organización atraviesa por ese cambio se ha tornado más variada, la distancia de la banda es más considerable. Aún somos capaz de observar que ciertos cambios vienen impuestos desde arriba sobre todo en etapas de crisis o en ciertos departamentos, pero la predisposición es que los cambios sean programados, vigilados y aplicados de arriba a abajo aunque cada vez tiende a ser una cuestión más extraña.

three men sitting while using laptops and watching man beside whiteboard

Estamos tendiendo a que las responsabilidades en cuánto al cambio sean compartidas entre muchos brazos y que se fomente la participación. Debemos tener en cuenta en este campo que cada vez intervienen más actores que conducen más temas o intervienen como multiplicadores. Cada vez cobra más dificultad la planificación desde el inicio hasta el final. Al principio cuando se comienza con la transformación, la meta no está muy clara y el cambio ocurre de forma más bien de forma emergente que los índices de confirmación señalados.

Escuchar es la práctica matadora

La comunicación de cambio tiene la labor de acompañamiento de ese cambio en cuatro etapas básicas organización, estudio, procreación y puesta en marcha. Y en cada fase hay un punto de vista distinto, otras partes interesadas tienen que abordarse con mensajes concretos. Como consecuencia, se discurre de forma céntrica en un equipo de proyecto, quién comunicará el cúando del mensaje y el con qué de la meta. Como regla general, suele tenerse un archivo maestro donde se guarda la historia del cambio central que se irá adaptando a los diferentes grupos meta.Las herramientas de comunicación que se usarán irán adaptadas para mejorar el mensaje y llegar al público objetivo.

Todo esto seguirá siendo importante aunque se podrá ir viendo como cambian las tareas y la propria comunicación va evolucionando. Esto viene motivado principalmente por un lado porque cada vez la comunicación cada vez es más difícil de controlar en este proceso de cambio y por el otro que este cambio viene impulsado por otros y no por grupos o personas.

three women sitting around table using laptops

Me gustaría compartir cuatro ideas que vislumbro para los comunicadores de procesos de cambio.

Capacitar los multiplicadores.

El control conlleva más empoderamiento. Esto no únicamente es sumistrar para proveer de contenido y herramientas para los ejecutivos, sino para empoderar a esos multiplicadores que se pueden mover en diferentes niveles jerárquicos. Mientras que hay muchos jugadores que tienen la responsabilidad de una buena comunicación en ese proceso de cambio. Únicamente vale con que el equipo de transformación sea el responsable de la comunicación porque podría ser agotador.

Personas que fluyen en varios proyectos, equipos dedicados al proyecto, multiplicadores todos necesitan mantener diálogos y que la información sea compartida para asumir la responsabilidad de la comunicación por ejemplo con la meta de que haya una gran coordinación, que esos multiplicadores actuén como embajadores del cambio etc.

Concentrarse en la calidad de la comunicación.

Creo importante centrarse en el “cómo” de la comunicación. ¿Cómo me comunico con el resto de personas? ¿Cómo soy de moderadora? ¿Cómo me doy cuenta de las necesidades del otro?

two woman looking at laptop screen

Ser transparente es vital para que haya una gran colaboración y implantar un proceso de cambio. Alguna vez he dicho que “escuchar es fácil pero también hay que comprender”. Esto nos lleva que es conveniente preguntar que has comprendido. Pero también significa poder:

  • Claridad en la forma de comunicar
  • Mencionar la meta y que el contenido del mensaje se pueda entender.
  • Conocimiento de las herramientas y los formatos de comunicación que se usan para elegir el más adecuado.
  • Reconocimiento a los que sobresalen.

Impulsar las conversaciones y robustecer la retroalimentación.

También en este contexto de cambio la comunicación significa cada vez más intercambio, los formatos de conversación están ganando terreno, como las plataformas de intercambio social, las intranets sociales fomentando que cada vez se dialogue más. Los buenos comunicadores deben tener siempre como base el diálogo y la escucha activa. Ser capaz de escuchar es algo que tanto ejecutivos como muchos personas hacen porque están siempre en modo de transmitir.

Escuchar es también muy importante en el proceso de cambio porque a veces oímos de manera repetitiva. Los equipos de proyecto suelen trabajar con flujos de trabajo que conllevan ciclos de retroalimentación. Se desenvuelve algo, se consigue retroalimentación y se mejora sobre la base, pasito a paso. La base estará en la comunicación. Los equipos tienen que poder comunicar claramente las explicaciones y poder impregnarse de ellos. Para ellos lo que han oído no tienen que ser lo que ha dicho el que lo ha comentado pero todo se puede aprender también una buena comunicación.

Business people in a meeting

Narra historias.

No es fácil pero también se puede aprender. Las historias son muy buenas para comunicar ese cambio. Tocan y despiertan emociones. Pueden unir cuestiones individuales y aclarar el “panorama general”. Tienen que ser naturales y no ser algo premeditado por el marketing. Esta historia tiene que ser responsabilidad del comunicador del cambio. Estas historias pueden trasvasar generaciones y ser contadas a nuestros bisnietos.

Achievement, Agreement, Business, Collaboration

 

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